Welche Faktoren beeinflussen die Kosten?
Die Kosten einer Mitarbeiterbefragung hängen von zahlreichen Faktoren ab. Die wichtigsten im Überblick:
Unternehmensgrösse
Die Anzahl der Mitarbeitenden ist der offensichtlichste Kostentreiber. Je grösser das Unternehmen, desto höher die absoluten Kosten – allerdings sinken die Kosten pro Kopf mit zunehmender Grösse. Bei einem KMU mit 50 Mitarbeitenden fallen andere Kosten an als bei einem Konzern mit 5 000 Beschäftigten. Die Fixkosten (Fragebogenentwicklung, Projektmanagement, Berichterstellung) verteilen sich auf mehr Teilnehmende.
Umfang und Komplexität
Wie viele Fragen umfasst der Fragebogen? Wie viele Sprachen sind nötig? Gibt es unterschiedliche Fragebogenversionen für verschiedene Bereiche? Sollen offene Fragen qualitativ ausgewertet werden? Je komplexer die Anforderungen, desto höher der Aufwand – und die Kosten.
Durchführungsmethode
Eine reine Online-Befragung ist in der Regel günstiger als eine Papierbefragung (Druck, Versand, manuelle Datenerfassung) oder ein Mixed-Mode-Ansatz. In der Schweiz setzen viele Unternehmen auf eine Kombination, um alle Mitarbeitenden zu erreichen – auch jene ohne PC-Arbeitsplatz.
Tiefe der Auswertung
Ein Gesamtbericht mit Mittelwerten ist weniger aufwändig als detaillierte Subgruppenanalysen nach Abteilung, Standort und Kaderstufe. Zusätzliche Analysen wie Treibermodelle (welche Faktoren beeinflussen die Gesamtzufriedenheit am stärksten?) oder Textanalysen offener Fragen erhöhen den Aufwand.
Begleitung bei der Umsetzung
Endet das Mandat mit dem Ergebnisbericht, oder begleitet der Dienstleister auch die Ergebnispräsentationen, Workshops und die Massnahmenplanung? Die Begleitung der Umsetzungsphase ist ein separater Leistungsbaustein, der die Wirksamkeit der Befragung erheblich steigert.
Mehrsprachigkeit
In der Schweiz ist Mehrsprachigkeit oft eine Notwendigkeit. Fragebogenübersetzungen in Deutsch, Französisch, Italienisch und allenfalls Englisch erhöhen den Aufwand. Jede Übersetzung muss nicht nur sprachlich, sondern auch inhaltlich äquivalent sein – ein Fachübersetzer ist daher empfehlenswert.
Was eine gute Offerte abdecken sollte
Die folgenden Leistungsbausteine sollten in einer professionellen Offerte transparent ausgewiesen sein. So können Sie Angebote vergleichen und wissen, was Sie für Ihr Geld bekommen.
| Leistungsbaustein | Was gehört dazu? |
|---|---|
| Konzeption & Fragebogen | Zieldefinition, Fragebogenentwicklung, Pretest, Programmierung der Online-Version |
| Durchführung | Einladungsmanagement, Erinnerungen, Helpdesk, ggf. Druck und Versand |
| Auswertung & Bericht | Statistische Auswertung, Subgruppenanalysen, Berichterstellung, Executive Summary |
| Ergebnispräsentation | Präsentation vor GL, Führungskräften und/oder Mitarbeitenden |
| Umsetzungsbegleitung | Workshops, Massnahmenplanung, Follow-up-Beratung |
Individuelle Offerte einholen
Seriöse Anbieter erstellen Ihnen eine detaillierte Offerte auf Basis Ihrer spezifischen Anforderungen. Lassen Sie sich nicht von pauschalen «ab CHF X»-Angaben leiten – der Preis allein sagt wenig über die Qualität und den Umfang der Leistung aus. Achten Sie darauf, was im Angebot enthalten ist und was nicht.
Interne vs. externe Durchführung
Viele Unternehmen stehen vor der Frage: Führen wir die Befragung selbst durch oder mandatieren wir ein externes Institut? Beide Ansätze haben ihre Berechtigung – entscheidend sind die internen Ressourcen, die Unternehmensgrösse und die Zielsetzung.
Interne Durchführung
Die Befragung wird von der eigenen HR-Abteilung oder einer internen Projektgruppe organisiert und durchgeführt. Tools wie LimeSurvey, SurveyMonkey oder Microsoft Forms ermöglichen die technische Umsetzung.
Vorteile
- ✓ Geringere direkte Kosten
- ✓ Volle Kontrolle über den Prozess
- ✓ Internes Know-how aufbauen
Risiken
- ✗ Geringere Anonymitätswahrnehmung
- ✗ Fehlende Methodenkompetenz
- ✗ Kein Benchmarking möglich
- ✗ Interner Ressourcenaufwand wird unterschätzt
Externe Durchführung
Ein spezialisiertes Institut übernimmt die gesamte Durchführung oder definierte Teilbereiche. Die Daten werden extern erhoben, gespeichert und ausgewertet – das Unternehmen erhält ausschliesslich aggregierte Ergebnisse.
Vorteile
- ✓ Höchste Anonymitätsgarantie
- ✓ Methodische Expertise
- ✓ Branchenvergleiche (Benchmarks)
- ✓ Entlastung der internen Ressourcen
- ✓ Neutrale Ergebnisinterpretation
Nachteile
- ✗ Höhere direkte Kosten
- ✗ Abhängigkeit vom Dienstleister
Unsere Einschätzung
Für Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden empfehlen wir die externe Durchführung – oder zumindest die externe Auswertung. Der Gewinn an Glaubwürdigkeit und Methodenqualität überwiegt die Mehrkosten in aller Regel deutlich. Die höhere Rücklaufquote und die ehrlicheren Antworten liefern bessere Daten – und damit eine bessere Grundlage für Entscheidungen.
Versteckte Kosten der internen Durchführung
Bei der internen Durchführung werden die internen Personalkosten häufig unterschätzt. Rechnen Sie mit folgenden Aufwänden:
- › Fragebogenentwicklung: 3–5 Arbeitstage
- › Technische Einrichtung und Test: 1–2 Arbeitstage
- › Kommunikation und Einladungsmanagement: 2–3 Arbeitstage
- › Auswertung und Berichterstellung: 5–10 Arbeitstage
- › Ergebnispräsentation: 2–3 Arbeitstage
In Summe sind das 15–25 Arbeitstage – und dabei ist die Massnahmenplanung noch nicht eingerechnet. Multipliziert mit den internen Personalkosten relativiert sich der Preisunterschied zur externen Durchführung schnell.
Lohnt sich die Investition?
Die Frage nach dem Return on Investment einer Mitarbeiterbefragung lässt sich nicht in einer einfachen Formel beantworten. Aber: Die Kosten einer nicht durchgeführten Befragung sind in der Regel um ein Vielfaches höher.
50–200 %
eines Jahresgehalts kostet eine ungewollte Kündigung (Rekrutierung, Einarbeitung, Produktivitätsverlust)
70 %
durchschnittliche Rücklaufquote bei Mitarbeiterbefragungen in der Schweiz
25 %
der Beschäftigten fühlen sich von ihrer Arbeit entfremdet (HR-Barometer 2024)
Gemäss Schweizer HR-Barometer 2024 ist die Investition in systematische Befragungen ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Wenn eine Befragung dazu beiträgt, dass auch nur wenige Kündigungen verhindert oder Krankheitstage reduziert werden, hat sich die Investition bereits bezahlt gemacht. Hinzu kommen positive Effekte auf Produktivität, Innovationskraft und Arbeitgeberattraktivität, die sich schwieriger quantifizieren lassen, aber langfristig von grosser Bedeutung sind.
Quelle: Schweizer HR-Barometer 2024, ETH Zürich / Universität Luzern
Return on Investment einer Mitarbeiterbefragung
Die Frage «Lohnt sich das?» lässt sich bei Mitarbeiterbefragungen konkreter beantworten, als viele HR-Verantwortliche vermuten. Der Return on Investment (ROI) ergibt sich aus der Differenz zwischen den Kosten der Befragung und den messbaren Einsparungen, die durch die daraus abgeleiteten Massnahmen entstehen. Die wichtigsten Hebel sind Fluktuationskosten, Produktivitätsgewinne und reduzierte Absenztage.
Fluktuationskosten als grösster Hebel
Die Rekrutierung und Einarbeitung einer neuen Fachkraft kostet Schweizer Unternehmen gemäss Schätzungen zwischen 50 und 200 Prozent eines Jahresgehalts. Bei einem durchschnittlichen Jahresgehalt von CHF 85 000 entspricht das CHF 42 500 bis CHF 170 000 pro ungewollter Kündigung. Wenn eine Mitarbeiterbefragung mit gezielten Folgeworkshops dazu beiträgt, dass pro Jahr auch nur zwei bis drei Kündigungen verhindert werden, übersteigt der finanzielle Nutzen die Befragungskosten um ein Vielfaches. Eine Befragung, die CHF 15 000 bis CHF 30 000 kostet und zwei Kündigungen verhindert, erzielt somit einen ROI von 300 bis 1 000 Prozent.
Produktivitätssteigerung durch höheres Engagement
Engagierte Mitarbeitende leisten gemäss internationalen Studien nachweislich mehr als desengagierte. Gallup beziffert den Produktivitätsunterschied auf rund 18 Prozent. Eine Befragung identifiziert gezielt jene Bereiche, in denen Engagement verloren geht – etwa durch mangelnde Führungsqualität, fehlende Entwicklungsmöglichkeiten oder unklare Kommunikation. Werden diese Ursachen behoben, steigt das Engagement und damit die Produktivität messbar. Selbst eine bescheidene Produktivitätssteigerung von ein bis zwei Prozent auf die gesamte Belegschaft gerechnet ergibt bei einem Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden einen jährlichen Mehrwert im sechsstelligen Bereich.
Reduzierte Absenztage
Arbeitszufriedenheit korreliert nachweislich mit der Gesundheit der Mitarbeitenden. Unzufriedene Mitarbeitende fehlen häufiger – sei es wegen stressbedingter Erkrankungen, Burnout oder psychischer Belastung. Ein Absenztag kostet Schweizer Unternehmen im Durchschnitt CHF 600 bis CHF 1 000 (direkte Kosten plus Produktivitätsverlust). Wenn gezielte Massnahmen nach einer Befragung die Absenzrate um nur einen halben Tag pro Mitarbeitendem und Jahr senken, ergibt das bei 200 Mitarbeitenden eine Einsparung von CHF 60 000 bis CHF 100 000 jährlich.
So berechnen Sie den ROI
Für eine überschlägige ROI-Berechnung empfehlen wir folgendes Vorgehen: Erfassen Sie zunächst die Gesamtkosten der Befragung (externe Dienstleister, interner Aufwand, Umsetzung der Massnahmen). Ermitteln Sie dann die aktuelle Fluktuationsrate und die durchschnittlichen Absenzttage. Setzen Sie sich ein realistisches Ziel: Wenn die Fluktuation um einen Prozentpunkt sinkt, wie viele Kündigungen werden vermieden? Multiplizieren Sie die vermiedenen Kündigungen mit den geschätzten Ersatzkosten. Addieren Sie die Einsparungen durch reduzierte Absenzen. Das Ergebnis liefert Ihnen eine solide Argumentationsgrundlage gegenüber der Geschäftsleitung.
Praxisbeispiel
Ein Schweizer Industrieunternehmen mit 300 Mitarbeitenden investierte CHF 25 000 in eine externe Mitarbeiterbefragung mit anschliessenden Workshops. Die Fluktuationsrate sank im Folgejahr von 12 % auf 9 %. Das entspricht rund neun vermiedenen Kündigungen. Bei geschätzten Ersatzkosten von CHF 60 000 pro Person ergibt das eine Einsparung von über CHF 500 000 – ein ROI von rund 2 000 %. Natürlich lässt sich nicht die gesamte Verbesserung allein der Befragung zuschreiben, aber selbst bei konservativer Schätzung bleibt der ROI eindrücklich.
Tipps zur Budgetplanung
Gesamtkosten betrachten
Vergleichen Sie nicht nur die externen Kosten, sondern rechnen Sie auch den internen Aufwand ein. Eine scheinbar günstige interne Lösung kann teurer werden als die externe Durchführung.
Budget für Umsetzung einplanen
Die Befragung selbst ist nur die Hälfte. Planen Sie Budget für die Umsetzung der Massnahmen ein – Workshops, Schulungen, allenfalls externe Moderation.
Mehrjährig denken
Eine Erstbefragung ist aufwändiger als eine Folgebefragung (der Fragebogen muss nicht komplett neu entwickelt werden). Die Kosten sinken ab der zweiten Runde typischerweise um 20–30 %.
Offerten vergleichen
Holen Sie mindestens zwei bis drei Offerten ein. Achten Sie dabei nicht nur auf den Preis, sondern auch auf den Leistungsumfang, die Erfahrung des Anbieters und die Qualität der Referenzen.
Modular beauftragen
Viele Anbieter bieten modulare Pakete an. Sie können beispielsweise den Fragebogen intern entwickeln und nur die Durchführung und Auswertung extern vergeben – oder umgekehrt.
Kostenlose Erstberatung durch TransferPlus
Lassen Sie uns in einem unverbindlichen Gespräch Ihre Anforderungen besprechen. Wir erstellen Ihnen anschliessend eine detaillierte Offerte – transparent und ohne versteckte Kosten.